De functies die u kende in Office 365 zitten ook in Microsoft 365. Alleen zit het allemaal net iets slimmer in elkaar. In dit artikel vertellen we u er alles over.

SharePoint

Zo heeft u wellicht de term ‘SharePoint’ wel eens voorbij horen komen, of werkt u er al mee. Om het eenvoudig uit te leggen kunt u SharePoint het beste vergelijken met een intranet. Als je met groot aantal medewerkers binnen een organisatie wil communiceren en toegang wil geven tot documenten, notities en pagina’s dan is dit mogelijk via deze oplossing van Microsoft 365. Vergelijk het maar met een harde schijf op een fysieke server, maar dan in de cloud.

Rechten, zoals ‘alleen lezen’, ‘bewerken’ en ‘volledig beheer’, zijn toe te kennen op basis van Role Based Access. Hierbij wordt de toegankelijkheid bepaald op basis van de functie van de medewerker. Zodat alleen toegankelijk is, wat voor deze persoon toegankelijk moet zijn.
Daarnaast biedt SharePoint de mogelijkheid bestanden te delen met personen buiten de organisatie.

OneDrive for Business

OneDrive werkt weer net iets anders. Zie dit als een persoonlijk opslagruimte in de cloud waarbij je mensen toestemming kunt geven tot specifieke bestanden.

Via vrijwel ieder apparaat (tablet, laptop, mobiel etc.) kan toegang verkregen worden tot documenten en gegevens binnen de persoonlijke OneDrive. Op al deze apparaten worden gegevens direct gesynchroniseerd bij aanpassingen. Hierdoor is er continu een back-up van het werk wat overal toegankelijk is en deelbaar is met anderen. Grote voordeel van OneDrive ten opzichte van andere spelers in de markt is dat beleidsinstellingen centraal te regelen zijn. Dit is veilig en geeft meer grip op uw data.

Wanneer nu wat gebruiken?

OneDrive for Business en SharePoint hebben veel gemeen met elkaar, maar er zijn weldegelijk verschillen. Beide kunnen documenten opslaan waar samen aan gewerkt kan worden. Alleen gaat SharePoint verder met aanvullende mogelijkheden als projectmanagement, kalenders, communicatie en workflows (met behulp van Power Automate).

Wij begrijpen best dat het moeilijk kan zijn een weloverwogen beslissing te nemen. Bel of e-mail ons en wij voorzien u van een helder en objectief advies!