Veiligheid voorop! Dat geldt voor veel aspecten in het leven, maar staat u er ook bij stil dat de werkplek veilig moet zijn? Het beveiligen van belangrijke gegevens lijkt zo simpel en wordt helaas nog vaak afgedaan met alleen een wachtwoord. Maar een Secure Werkplek houdt meer in. 

Met de toenemende digitalisering op de werkplek groeit ook de behoefte aan versterkte beveiliging. Vergelijk het met een auto: een die 300 kilometer per uur kan rijden heeft simpelweg meer veiligheidsmaatregelen nodig dan een die maximaal 120 rijdt. Digitalisering heeft ons veel gebracht: efficiënter en nauwkeuriger werken, snelheid in ons handelen, en allerlei handige applicaties die ons dagelijkse werk ondersteunen. Helaas zijn er altijd individuen die misbruik proberen te maken van hardwerkende ondernemers, ook in het digitale domein. Daarom is het essentieel om maatregelen te nemen om deze criminelen buiten de deur te houden.

Toegenomen arbeidsmobiliteit vergt andere aanpak

Thuiswerken is de afgelopen jaren volledig geaccepteerd voor ‘kantoorwerk’. Veel medewerkers werken hybride en kiezen ervoor om hun werk deels thuis en deels op kantoor te doen. In beide situaties is veiligheid essentieel en haalbaar, mits de juiste maatregelen worden genomen. Een Secure Werkplek is dus zowel op kantoor als thuis van groot belang.

De toenemende arbeidsmobiliteit, zoals thuiswerken, werken onderweg of op flexplekken, brengt nieuwe uitdagingen met zich mee. Welke ICT-oplossing het beste past, hangt af van de specifieke behoeften van de organisatie en de samenstelling van het team.

Tips voor een optimale beveiligde werkplek

Het beschermen van gevoelige gegevens op kantoor, onderweg, en thuis is essentieel. Hier zijn enkele tips voor het realiseren van een Secure Werkplek:

• Beheer zorgvuldig wie toegang heeft tot wat

Bijna alle bedrijven maken gebruik van digitale applicaties en tools, zoals Microsoft 365, Trello, Monday, HubSpot, Salesforce en Slack. Het is echter niet noodzakelijk dat iedereen binnen een organisatie dezelfde toegang heeft; sommige medewerkers hebben wellicht helemaal geen rechten nodig voor bepaalde tools. In de zorg was er enkele jaren geleden een rel over medewerkers die zonder medische noodzaak in de gegevens van een bekende Nederlander keken. Dit soort incidenten kunnen worden voorkomen door het toepassen van toegangsrollen.

• Maak afspraken over databescherming

Datalekken zijn aan de orde van de dag. Het is daarom zaak dat er binnen je organisatie heldere afspraken zijn over het beschermen van gegevens. Stel richtlijnen op voor het verwerken van vertrouwelijke informatie en het waarborgen van gegevensbeveiliging. Stel hiervoor samen met uw ICT-partner een veiligheidsplan op. 

• Maak gebruik van multifactor authenticatie en gegevensencryptie

Misschien klinkt het ingewikkeld, maar dat is het niet. Bij gegevensencryptie worden gegevens versleuteld voordat ze worden verzonden, en na de instelling gebeurt dit automatisch. Neem gerust contact met ons op om dit correct te configureren.

Daarnaast is het belangrijk om sterke wachtwoorden te gebruiken. Vermijd voor de hand liggende keuzes zoals geboortedata, de namen van gezinsleden of favoriete sportclubs. Kies in plaats daarvan voor een echt sterk wachtwoord.

• Zorg voor een strikte scheiding tussen werk en persoonlijke zaken

Zorg ervoor dat u of uw werknemers apparatuur zoals laptops van de zaak, ook alleen voor de zaak gebruiken. Maak gebruik van aparte apparaten of accounts voor werk en privé om te voorkomen dat gegevens per ongeluk door elkaar worden gehaald.

• Zorg voor IT beleid

Informeer medewerkers over het belang van gegevensbescherming en hoe zij data veilig kunnen houden. Dit houdt in dat zij uitsluitend gebruikmaken van beveiligde netwerken, zoals VPN-verbindingen, en dat zij openbare wifi zoveel mogelijk vermijden. Daarnaast is het cruciaal om regelmatig software-updates uit te voeren, aangezien deze vaak beveiligingslekken dichten. Moedig ook aan om phishing-e-mails en verdachte links kritisch te bekijken, en stimuleer het gebruik van sterke, unieke wachtwoorden voor elk account. Zorg ervoor dat medewerkers weten dat hun actieve betrokkenheid essentieel is voor het waarborgen van de veiligheid van gevoelige gegevens. Nogmaals is het informatieveiligheidsplan (of BCP/bedrijfscontinuïteitsplan) hierbij leidend. 

Mocht er onverhoopt toch een datalek ontstaan, is het belangrijk dit direct te melden bij de organisatie. Door snel te handelen kan de schade worden beperkt. In een veiligheidsplan zijn bovendien de maatregelen vastgelegd die genomen dienen te worden in geval van calamiteiten. Zo is voor iedereen duidelijk wat te doen in het geval van een gegevenslek. 

Wil je meer weten over de Secure Werkplek of een veiligheids- en risicobeheerplan? Neem dan contact op met een van onze medewerkers via 0251-278990 of via info@dseit.nl.